Digitalizando el Instituto: Implementación de servicios administrativos en la nube

Durante el inicio de la pandemia de COVID19 se encararon distintas medidas para minimizar los riesgos de transmisión del virus, entre las cuales una de las adoptadas fue la suspensión temporal de las actividades presenciales de enseñanza, lo que nos llevó a organizar prematuramente el funcionamiento institucional. De esta forma el 16 de marzo de 2020, se inician las clases de forma virtual y el día 20, el instituto comenzó a funcionar completamente en línea con todo su personal trabajando a distancia. Para ello, fue necesario implementar varios recursos digitales tendientes a la organización del trabajo, el seguimiento de las diferentes áreas, la comunicación y la realización de reuniones por videoconferencia con el fin de llevar a cabo la planificación y optimización de las tareas.

De esta manera recorrimos el 2020, entendiendo que muchas de las medidas y nuevos hábitos de trabajo habrían de implementarse de forma permanente, ya que su eficiencia había sido por demás comprobada. Teniendo esto en consideración, el 2021 nos encontró desarrollando la implementación de mecanismos digitales que permitieran automatizar algunas de las tareas que se realizaban de forma continua, priorizando que se lleven a cabo mediante herramientas en la nube con el objetivo de deslocalizar la información, incrementar la productividad laboral y mejorar aún más la atención de nuestros estudiantes. 


Automatización de solicitud y emisión de constancias

Un servicio imprescindible para nuestros estudiantes es la emisión de distintas constancias que requieren ser avaladas por la autoridad institucional. Ejemplos de éstas serían las Constancias de Alumno Regular, de Examen, de Título en Trámite, etc. Para ello, y a través de las herramientas de Google Workplace, con las que contamos en todos los ámbitos dependientes de la Municipalidad de Vicente López, diseñamos un formulario para la solicitud de constancias que se conecta a una planilla cuyo fin es concatenar y verificar todos los datos ingresados por el o la solicitante, a fin de emitir las certificaciones de forma automática. Estas últimas son generadas directamente en PDF, para luego ser firmadas en Adobe Sign y por último, enviadas por correo electrónico a los y las estudiantes. De esta manera, se evita cualquier error de tipeo en la generación de las constancias, mejorando los tiempos de respuesta, la uniformidad y correcto registro de toda la documentación emitida, con una notable mejora en la productividad y practicidad tanto para el personal del instituto, como para las y los estudiantes.


Documentación de clase en la nube

Uno de los beneficios que permite utilizar documentos en la nube, es que pueden tener acceso a la información actualizada diferentes individuos desde distintos lugares, así implementamos que la asistencia, libros de temas y actas de regularidad se consoliden en un único documento con varias pestañas, que contiene toda la información de la clase para que el docente pueda trabajar online, mientras desde preceptoría se puede hacer el control y utilización de esa información para las tareas que lo requieran. 


Blanqueo de contraseñas

Considerando que es algo habitual olvidar una contraseña y que muchas veces el usuario no cuenta con un perfil de respaldo registrado, el proceso de reinicio de claves debía realizarse manualmente y en el instituto. Para automatizar todo lo posible este proceso, también  realizamos un formulario de Google que permite la solicitud del blanqueo de la clave. La información que se desprende del mismo alimenta automáticamente una planilla que compara los datos del formulario con la información provista por la persona solicitante al momento de inscribirse a la carrera y, en caso de ser equivalentes, genera un mail que se envía directamente a la o el estudiante, con una clave aleatoria y provisoria.


Sistema de reserva de turnos

Teniendo en cuenta que todavía algunos trámites administrativos deben realizarse de forma presencial, y con el objetivo de evitar la formación de filas y la aglomeración de personas en las instalaciones del CUV, implementamos mediante una API de WordPress un sistema de reserva que le permite a cualquier estudiante pedir un turno para acercarse al Instituto con total tranquilidad, sabiendo que al momento de llegar no habrá otros estudiantes esperando. Por otra parte, desde el lado operativo, contar con un registro previo de asistentes a la institución nos permite administrar de mejor forma la cantidad de personal que será necesaria para el desarrollo de tareas de cada jornada.


Catálogo digital y aplicación para celular

Una antigua deuda que teníamos con nuestros estudiantes y egresados, era compilar en línea el catálogo de más de 500 cortometrajes realizados desde 1980 hasta la actualidad, para garantizar su acceso en todo momento. Asi fue como el año pasado, utilizando la herramienta Glide.App que permite realizar aplicaciones web para móviles, compartimos no solo todos los cortometrajes sino que también dimos acceso, a toda la información contenida en la base de datos de esos cortos, como autores y autoras, actores y actrices, años de producción, duración y toda información técnica relevante. Esta aplicación fue dada a conocer a los estudiantes durante el streaming que se realizó con motivo del cuadragésimo festival de cortometrajes del instituto, en diciembre del año pasado.

Es importante destacar que todas estas mejoras, así como la implementación de Google Classroom y la digitalización de todos los contenidos por parte de los docentes realizados antes y durante la crisis pandémica de 2020, se realizaron con los recursos disponibles, ya sean tecnológicos o humanos y con el único fin de optimizar los procesos que involucran nuestra tarea diaria, para brindar una experiencia educativa de primera calidad a los más de 300 alumnos y alumnas que transitan todos los años por nuestras aulas, sean estas físicas o virtuales. 


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